Aby uzyskać formalne poświadczenie, że inwestycja nie wymaga decyzji o środowiskowych uwarunkowaniach, należy złożyć oficjalny wniosek. Jeśli analiza wykaże, że przedsięwzięcie nie osiąga progów określonych w przepisach, organ wyda decyzję o umorzeniu postępowania. Taki dokument stanowi prawny dowód dla instytucji finansujących lub innych urzędów.

Decyzja o środowiskowych uwarunkowaniach jest kluczowym dokumentem przy wielu inwestycjach. Jest wymagana przed uzyskaniem innych decyzji administracyjnych, takich jak pozwolenie na budowę, decyzja o warunkach zabudowy czy decyzja o zezwoleniu na realizację inwestycji drogowej. Dokument ten jest również często niezbędny przy ubieganiu się o środki finansowe z funduszy europejskich, programów krajowych czy branżowych.

Urząd nie może rozstrzygać o konieczności uzyskania decyzji w drodze nieoficjalnych zapytań, pisemnych zaświadczeń czy opinii. Ocena w tym zakresie zależy od indywidualnych parametrów przedsięwzięcia, jego skali, lokalizacji oraz powiązań z innymi inwestycjami, co w świetle prawa ma znamiona pełnego postępowania administracyjnego. Z tego powodu procedura może zostać wszczęta wyłącznie na podstawie formalnego wniosku.

Decyzja o umorzeniu postępowania, wydawana gdy inwestycja nie wymaga decyzji środowiskowej, stanowi oficjalny, prawny dowód potwierdzający ten fakt. Aby ją uzyskać, należy złożyć formalny wniosek wraz z wymaganymi załącznikami. Należą do nich Karta Informacyjna Przedsięwzięcia lub Raport o oddziaływaniu na środowisko w formie papierowej oraz na nośniku elektronicznym, kopie mapy ewidencyjnej z zaznaczonym terenem inwestycji i obszarem jej oddziaływania, a także wypis z rejestru gruntów.

Dodatkowo wymagane są dowody uiszczenia opłaty skarbowej za wydanie decyzji. Jeżeli wnioskodawca działa przez pełnomocnika, konieczne jest dołączenie pełnomocnictwa wraz z dowodem opłaty. W uzasadnionych przypadkach wymagana może być również analiza kosztów i korzyści.