Rekrutacja do miejskich żłobków w Poznaniu prowadzona jest przez cały rok za pośrednictwem systemu elektronicznego. O przyjęcie mogą ubiegać się rodzice dzieci od 20. tygodnia do 3. roku życia, którzy mieszkają i rozliczają podatki w mieście. Warunkiem jest również wykonanie przez dziecko obowiązkowych szczepień ochronnych.

Wniosek o przyjęcie dziecka do żłobka należy złożyć przez system Nabór-Żłobek, w którym można wskazać maksymalnie trzy preferowane placówki. Najwięcej miejsc zwalnia się we wrześniu. W określonych przypadkach pobyt w placówce może zostać wydłużony do końca roku szkolnego, w którym dziecko kończy 4 lata, co wymaga potwierdzenia odpowiednim dokumentem. Rozliczanie podatku w Poznaniu może być weryfikowane przez system ID-Poznań lub na podstawie dokumentu z urzędu skarbowego. Ustawowe pierwszeństwo w przyjęciu przysługuje dzieciom z rodzin wielodzietnych oraz posiadającym orzeczenie o niepełnosprawności.

Dzień w żłobku może rozpocząć się o godz. 6.00, a odbiór dzieci odbywa się najpóźniej do godz. 17.00. Przykładowy plan dnia zakłada przygotowanie do śniadania między 7.45 a 8.00, a od 9.00 rozpoczynają się zajęcia tematyczne i zabawy. Drugie śniadanie podawane jest o 9.30. Obiad składa się z dwóch części: drugiego dania o 11.30 oraz zupy o 14.00. Czas na odpoczynek zaplanowano od 12.15 do 13.45. Podwieczorek wydawany jest o 15.15. Harmonogram może się różnić w poszczególnych placówkach.

Proces adaptacji w miejskich żłobkach odbywa się stopniowo i we współpracy z rodzicami. Opiekunowie zbierają informacje o nawykach dziecka, jego preferencjach żywieniowych czy sposobie zasypiania. W ciągu dnia maluchy otrzymują cztery posiłki, a jadłospisy uwzględniają również diety eliminacyjne. Napoje są dostępne przez cały dzień. Opiekunowie wspierają dzieci w nauce samodzielnego jedzenia, nie zmuszając ich do zjadania określonych porcji.

Codzienna komunikacja między personelem a rodzicami dotyczy samopoczucia i aktywności dziecka. Rozwój maluchów jest dokumentowany w kartach obserwacji, do których wgląd mogą uzyskać rodzice. W razie pogorszenia stanu zdrowia dziecka, opiekunowie niezwłocznie informują o tym rodziców. Placówki organizują również dni otwarte, które pozwalają zapoznać się z ofertą. Informacji o ich terminach należy szukać bezpośrednio w wybranym żłobku lub na stronie Poznańskiego Zespołu Żłobków.