Archiwizacja dokumentów to proces przechowywania dokumentów, które nie są już używane, w bezpiecznym miejscu. Średniej wielkości firma ma do czynienia z 10 000 dokumentów rocznie. Ich ręczne śledzenie to nie lada wyzwanie.
Na szczęście archiwizacja dokumentów pomaga w uporządkowaniu całego tego bałaganu. Dzięki odpowiedniej kategoryzacji, digitalizacji i indeksowaniu dokumentów, archiwizacja dokumentów pomaga firmom zlokalizować dokumenty nawet po latach, ponieważ nigdy nie wiadomo, kiedy będą potrzebne. W tym artykule przyjrzyjmy się sposobom archiwizacji dokumentów.
Jakie sposoby archiwizacji dokumentów istnieją?
Jeśli chodzi o archiwizację dokumentów, istnieją dwa rozwiązania w zakresie przechowywania: archiwizacja fizyczna, oraz archiwizacja elektroniczna. Oto wyjaśnienie każdego z tych sposobów:
Archiwizacja fizyczna
Archiwizacja fizyczna to zasadniczo przechowywanie dokumentów papierowych.
To nic innego jak archiwizowaniu dokumentów w kartonach w bezpiecznym miejscu, po uprzednim skrupulatnej kategoryzacji. Dokumenty w takiej formie można przechowywać zarówno w siedzibie własnej firmy, lub można zlecić bezpieczne przechowywanie poza siedzibą np. w skarbcu. Taka forma archiwizacji to powszechna praktyka w dużych branżach, które muszą przechowywać dokumentu w formie papierowej, ponieważ jest to wymagane przez prawo.
Archiwizacja elektroniczna
W obecnych czasach wszelkiego typu dokumenty są coraz częściej przechowywane w formie elektronicznej. Można je przechowywać zarówno w chmurze internetowej, jak i lokalnie. Zaletą archiwizacji elektronicznej jest to, że oszczędza się dużo fizycznego miejsca. Jeśli dokumenty są przechowywanie w chmurze, niepotrzebna jest żadna przestrzeń, ponieważ nie ma nawet potrzeby umieszczania fizycznych serwerów w siedzibie.
Zaletą tego typu archiwizacji jest również fakt, że istnieją zaawansowane programy do elektronicznej archiwizacji dokumentów, które ułatwiają proces zapisywania, kategoryzowania dokumentów i ich późniejszego odnalezienia w bazie danych.
Trzeba się jednak liczyć z tym, że nie jest to rozwiązanie dla każdego. Wiele osób lubi zachowywać fizyczne kopie i nie przenosi swoich archiwów dokumentów do pamięci masowej w chmurze ze względów bezpieczeństwa.
Archiwizacja fizyczna a elektroniczna – porównanie
Przechowywanie fizycznego archiwum dokumentów wymaga zarówno pieniędzy, jak i czasu, a także zajmuje cenną przestrzeń fizyczną w miejscu pracy lub w zewnętrznym magazynie. Podczas gdy archiwizacja dokumentów w formie elektronicznej jest zarówno opłacalna, jak i czasochłonna i prawie nie zajmuje fizycznej przestrzeni.
Przekonwertowanie archiwów dokumentów fizycznych w archiwa dokumentów elektronicznych zapewnia szereg korzyści. Obejmują one:
- Archiwum jest przechowywane elektronicznie, więc nie zajmuje fizycznego miejsca (koniec z szafami na dokumenty i kartonami!).
- Możliwe jest szybkie wyszukiwanie określonych dokumentów po słowach kluczowych.
- Koszty przechowywania i zarządzania dokumentami zostają drastycznie zmniejszone.
- Archiwa elektroniczne łatwo jest zabezpieczyć przed nieautoryzowanym dostępem.
Ale co w sytuacji, w której Twoje dokumenty są w wersji papierowej? Jak je przekonwertować na wersję elektroniczną? Otóż istnieje na to łatwy sposób, jakim jest ksero Poznań. Drukarnia oferująca kserowanie dokumentów zajmie się digitalizacją dużej ilości dokumentów. Skserowane dokumenty można przesłać następnie na dysk przenośny, lub pocztę elektroniczną, a następnie zarchiwizować je w porządnym, bezpiecznym miejscu.
Karol Ozdoba to profesjonalny dziennikarz, skupiający się głównie na nowościach oraz informacjach ze świata polityki, biznesu, technologii oraz gospodarki. Ma nieograniczone zasoby wiedzy i ciągłe śledzenie najnowszych wydarzeń, co pozwala mu tworzyć wciągające, pouczające i ponadczasowe teksty. Ma za sobą wieloletnie doświadczenie w dziennikarstwie, czego efektem są interesujące relacje z różnych miejsc.